Ungarn: Erfüllung der Pflicht zur Aufbewahrung von Dokumenten durch elektronische Archivierung

Archivierung von Dokumenten: Pflicht für Unternehmen
Unternehmen haben Geschäftsunterlagen zu archivieren und langjährig zu speichern. Viele Wirtschaftstreibende sind allerdings weder mit den einschlägigen Rechtsvorschriften noch mit den zur Verfügung stehenden Möglichkeiten vertraut. Der gegenständliche kurze Abriss über die Regeln der elektronischen Archivierung soll zur Klarheit beitragen.

Rechtlicher Rahmen: Rechnungslegungsgesetz
Für zahlreiche unternehmerische Dokumente definiert das „Rechnungslegungsgesetz“ (Gesetz Nr. C aus dem Jahre 2001 über die Rechnungslegung) eine gesetzliche Aufbewahrungsdauer von acht Jahren; diese Frist gilt z.B. für den Jahresabschluss, für das dem Jahresabschluss zugrundeliegende Inventar, für den Hauptbuchauszug und für die Rechnungsbelege. Manche Geschäftsunterlagen, wie z.B. langfristige Verträge, müssen länger (unter Umständen sogar über zwanzig Jahre) archiviert werden; diese Pflicht besteht unabhängig vom Rechnungslegungsgesetz.

Elektronische Archivierung
Als Generalregel gilt, dass im Fall der elektronischen Speicherung von Dokumenten das aufbewahrungspflichtige Unternehmen ständig dafür zu sorgen hat, dass die Möglichkeit der nachträglichen Änderung des Dokuments ausgeschlossen ist. Zudem sind elektronisch aufbewahrte Unterlagen vor der Löschung, der Vernichtung, der zufälligen Vernichtung, der Beschädigung und vor jedem unrechtmäßigen Zugriff zu schützen. Außerdem ist die Lesbarkeit der Unterlagen für die gesamte Dauer der Aufbewahrungspflicht zu sichern.

Zu differenzieren ist zwischen in Papierform existierenden Urkunden einerseits und in elektronischer Form ausgestellten Unterlagen andererseits.

Gemäß der Verordnung des Ministers für Informatik und Telekommunikation Nr. 13/2005 betreffend die Erstellung von Kopien von in Papierform ausgestellten Unterlagen auf elektronischem Wege” wird die elektronische Kopie im Fall von in Papierform ausgestellten Unterlagen von der Gesellschaft selbst erstellt. Diese hat auch sicherzustellen, dass die elektronische Kopie mit dem Originaldokument ident ist. Die elektronische Kopie ist mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen; zudem ist auf der Kopie von einem qualifizierten Dienstleister ein qualifizierter Zeitstempel anzubringen. Nach der Erstellung der auf diesem Wege geschützten elektronischen Kopien kann die Gesellschaft entscheiden, ob sie diese elektronischen Kopien selbst speichern oder mit deren Speicherung einen qualifizierten Dienstleister beauftragen möchte. Für den Fall von Aufbewahrungspflichten, die elf Jahre übersteigen, sind allerdings weitere Voraussetzungen zu erfüllen; da hierfür spezifische technische Anforderungen verwirklicht sein müssen, werden Unternehmen diesfalls in der Regel gut beraten sein, sich für die Aufbewahrung solcher Unterlagen jedenfalls eines qualifizierten Dienstleisters zu bedienen.

Elektronisch ausgestellte und authentische Belege sind gemäß Rechnungslegungsgesetz in elektronischer Form aufzubewahren. Solche Unterlagen können gemäß der „Verordnung des Wirtschafts- und Verkehrsministers Nr. 114/2007 über die digitale Archivierung” auf drei Arten aufbewahrt werden, nämlich mit Hilfe (i) einer qualifizierten elektronischen Signatur, (ii) eines von einer akkreditierten Organisation zertifizierten geschlossenen Systems, oder (iii) eines EDI-Systems (Elektronisches Datenaustausch System).

Hohe Anforderungen in der Praxis
Die elektronische Archivierung von Dokumenten ist jedenfalls mit zahlreichen technischen Voraussetzungen verbunden. Vor der Entscheidung über die elektronische Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist es daher unabdingbar, sich über die technischen Anforderungen der gewählten Archivierungsmethode zu informieren. Dabei spielen auch die Kosten der Archivierung eine wesentliche Rolle.

Eine rechtlich mangelhafte elektronische Archivierung birgt Risiken: (i) Zum einen besteht die Gefahr, dass den Dokumenten in einem Gerichtsprozess eine geringere Beweiskraft unterstellt wird; (ii) zum anderen sind bei Rechnungsbelegen ernsthafte steuerrechtliche Konsequenzen (wie z.B. Steuerstrafen; Verweigerung der Kostenverrechnung oder des Abzugs der bezahlten MWSt etc.) nicht ausgeschlossen.

Autorin: Gréta Baksa